Κανονισμός Διαχείρισης Αναφορών

 

Υποβολή και Διαχείριση Αναφορών (Whistleblowing)

Η Αθηναϊκή Mediclinic (Εταιρεία) ως μέλος του Ομίλου Interamerican δεσμεύεται για την παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τους πελάτες και μετόχους της, καθώς και προς την ευρύτερη κοινωνία και προς κάθε ενδιαφερόμενο μέρος, τηρώντας προσήκουσες διαδικασίες ποιότητας υπηρεσιών και λειτουργώντας έτσι ώστε να διασφαλίζεται η οικονομική, κοινωνική και φιλική προς το περιβάλλον λειτουργία της.  Με γνώμονα την ακεραιότητα, κάθε δραστηριότητά µας καθοδηγείται από έναν κώδικα ηθικής που εξασφαλίζει την αµεροληψία, το σεβασµό προς όλες τις εµπλεκόµενες πλευρές και την πλήρη διαφάνεια.

Με στόχο τη διασφάλιση της αποτροπής παραβατικών συμπεριφορών και σε συμφωνία με τον ν. 4990/2022 σχετικά με την ‘προστασία  προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου’, έχουμε δημιουργήσει ένα ασφαλές κανάλι επικοινωνίας για όποιο άτομο έχει υποψία για παραβίαση να την αναφέρει, χωρίς τον φόβο αντιποίνων. Όλες οι αναφορές/καταγγελίες προς την  Αθηναϊκή Mediclinic θα είναι εμπιστευτικές, θα λαμβάνονται σοβαρά υπόψη εφόσον ευσταθούν και θα διαχειρίζονται ισότιμα και δίκαια.

 

Ποιος μπορεί να υποβάλει  αναφορά;

Πρόσωπα που διατηρούν εργασιακή σχέση με την Αθηναϊκή Mediclinic και ειδικότερα:

• Οι εργαζόμενοι, ανεξάρτητα αν η απασχόλησή τους είναι πλήρης ή μερική, μόνιμη ή εποχιακή,
• Οι μη μισθωτοί, οι αυτοαπασχολουμένοι ή σύμβουλοι ή οι εργαζόμενοι κατ’ οίκον,
• Οι μέτοχοι και τα πρόσωπα του Δ.Σ., περιλαμβανομένων μη εκτελεστικών μελών, καθώς και εθελοντών και αμειβόμενων ή μη αμειβόμενων ασκουμένων,
• Οποιαδήποτε πρόσωπα εργάζονται υπό την εποπτεία και τις οδηγίες αναδόχων, υπεργολάβων και προμηθευτών,
• Λοιπά πρόσωπα που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν δημόσια πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις που έχουν αποκτηθεί στο πλαίσιο εργασιακής σχέσης, η οποία έχει λήξει, καθώς και πρόσωπα των οποίων η εργασιακή σχέση δεν έχει ακόμη ξεκινήσει, όταν οι πληροφορίες έχουν αποκτηθεί κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν από τη σύναψη σύμβασης.
•  

Τι μπορώ να καταγγείλω;

Οι αναφορές δύνανται να αφορούν σε παραβιάσεις του Δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ειδικότερα παραβιάσεις που θίγουν

• Δημόσιες συμβάσεις·
• Χρηματοοικονομικές υπηρεσίες, προϊόντα και αγορές και πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας·
• Ασφάλεια προϊόντων
• Ασφάλεια των μεταφορών
• Προστασία του περιβάλλοντος
• Ακτινοπροστασία και πυρηνική ασφάλεια.
• Ασφάλεια τροφίμων και ζωοτροφών, υγεία και καλή μεταχείριση των ζώων
• Δημόσια υγεία
• Προστασία των καταναλωτών
• Προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων και ασφάλεια των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών·
• Παραβιάσεις (όπως απάτη και άλλες παράνομες δραστηριότητες) που θίγουν τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης·
• Παραβιάσεις που σχετίζονται με την εσωτερική αγορά (όπως νόμοι περί ανταγωνισμού, κανόνες εταιρικής φορολογίας).
• Παραβιάσεις της νομοθεσίας κατά της βίας και Παρενόχλησης στην Εργασία σύμφωνα με τον Ν.4808/2021.
•  

Καλή Πίστη- Βάσιμοι λόγοι του αναφέροντα 

Οι αναφορές πρέπει να γίνονται με καλή πίστη, από πρόσωπο που έχει βάσιμους λόγους να θεωρεί ότι οι πληροφορίες σχετικά με την αναφερόμενη παράβαση είναι αληθείς και εμπίπτουν στο παραπάνω πεδίο εφαρμογής του Ν.4990/2022.

«Βάσιμοι λόγοι» κατά το νόμο, είναι η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του Ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του Ν.4990.

 

Πώς μπορώ να κάνω αναφορά;

Είτε  (α) προσερχόμενος στη Δ/νση Κανονιστικής Συμμόρφωσης, (Λ.Συγγρού 124-126, 17680 Αθήνα) είτε (β) αποστέλλοντας email στην ηλεκτρονική διεύθυνση που έχει ειδικά δημιουργηθεί: incident@interamerican.gr, με την ένδειξη ‘Υπόψη Υ.Π.Π.Α. ή Αναφορά του ν.4990/2022’

Η παραπάνω ηλεκτρονική διεύθυνση έχει αποδέκτες μόνον τη Δ/νση Κανονιστικής Συμμόρφωσης, τη Δ/νση Εσωτερικού Ελέγχου και τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.).

Εναλλακτικά, ταχυδρομικά στη διεύθυνση: Λ.Συγγρού 124-126, 17680 Αθήνα, με την ένδειξη ‘Υπόψη Υ.Π.Π.Α. ή Αναφορά του ν.4990/2022’.

Η αναφορά μπορεί να γίνει και ανώνυμα. Στην περίπτωση αυτή δεν θα έχετε τη δυνατότητα να παρακολουθήσετε την πορεία της καταγγελίας σας. Οι αναφορές που αποστέλλονται διαχειρίζονται με απόλυτη εμπιστευτικότητα μόνο από τα εξουσιοδοτημένα στελέχη που προβλέπει η Πολιτική Whistleblowing.

 

Ποια διαδικασία θα ακολουθηθεί;

Μετά την υποβολή της γνωστοποίησης, ο καταγγέλλων θα λάβει από τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) επιβεβαίωση παραλαβής εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής. Ο Υ.Π.Π.Α- εφόσον συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις παραβίασης ή στοιχειοθετείται παραβίαση του Ενωσιακού δικαίου- θα προβεί στις απαραίτητες ενέργειες ώστε να επιληφθούν τα αρμόδια όργανα της εταιρείας. Ο Υ.Π.Π.Α. διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος, παρακολουθεί την αναφορά και θα παρέχει ενημέρωση στον καταγγέλλοντα εντός τριών (3) μηνών από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς.

 

Εξωτερικός δίαυλος αναφοράς

Αν ο καταγγέλλων θεωρεί ότι η αναφορά του δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας https://aead.gr/complaints/

 

Απαγόρευση αντιποίνων

Οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος των αναφερόντων, συμπεριλαμβανομένων των απειλών και ενεργειών αντεκδίκησης, απαγορεύονται από την Εταιρεία μας.

 

Προστασία Προσωπικών Δεδομένων

Η Εταιρεία θα χειριστεί την αναφορά του καταγγέλλοντος εμπιστευτικά. Προσωπικά δεδομένα και οποιεσδήποτε πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του καταγγέλλοντος, δεν αποκαλύπτονται σε κανέναν άλλο εκτός από τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν και να παρακολουθούν την αναφορά εκτός και εάν ο καταγγέλλων συγκατατεθεί σχετικά. Για το σκοπό αυτό, χρησιμοποιείται ένας ανώνυμος «αριθμός υπόθεσης». Οι αποκαλύψεις της ταυτότητας του καταγγέλλοντος και οποιασδήποτε άλλης πληροφορίας γίνονται αφού ο καταγγέλλων ενημερωθεί γραπτώς για τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και άλλων εμπιστευτικών πληροφοριών, εκτός εάν αυτή η αποκάλυψη υπονομεύει την έρευνα της αναφοράς.

Η Εταιρεία λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ώστε, κατά την υποβολή και την παρακολούθηση των αναφορών, να συλλέγονται εκείνα τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα και κατάλληλα. Προσωπικά δεδομένα, τα οποία προφανώς δεν σχετίζονται με τον χειρισμό μιας συγκεκριμένης αναφοράς, ή είναι υπερβολικά, δεν συλλέγονται ή εάν έχουν συλλεχθεί κατά λάθος, διαγράφονται χωρίς καθυστέρηση.

Η Εταιρεία δεν παρέχει πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων στον καταγγελλόμενο ή και σε οποιοδήποτε τρίτο πρόσωπο με την ιδιότητά του ως υποκειμένου των δεδομένων που αναφέρονται στην αναφορά για όσο διάστημα είναι απαραίτητο και αναγκαίο για την πρόληψη και την αντιμετώπιση απόπειρας παρεμπόδισης της αναφοράς, ματαίωσης ή καθυστέρησης των μέτρων παρακολούθησης, ιδίως όσον αφορά στις έρευνες, ή προσπαθειών ταυτοποίησης των αναφερόντων, καθώς και για την προστασία τους έναντι αντιποίνων.

Η Εταιρεία ενδέχεται να μην ικανοποιεί τα δικαιώματα (άρθρα 15 έως 22 του GDPR) που ασκούνται από το καταγγελλόμενο άτομο ως Υποκείμενο των προσωπικών δεδομένων και από τρίτα μέρη που κατονομάζονται στην αναφορά. Ωστόσο, το υποκείμενο των δεδομένων δικαιούται να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, η οποία μπορεί να διερευνήσει εάν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την μη ικανοποίηση των δικαιωμάτων και να ενημερώσει το υποκείμενο ανάλογα, εφόσον η ενημέρωση αυτή δεν είναι επιζήμια για την έρευνα της αναφοράς.

 

Τέλος σε περίπτωση διαρροής των προσωπικών δεδομένων του καταγγελλόμενου ή τρίτων που κατονομάζονται στην αναφορά η Εταιρεία δεν προβαίνει σε επικοινωνία σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 34 του ΓΚΠΔ προς το υποκείμενο των δεδομένων, εάν μια τέτοια επικοινωνία μπορεί να είναι επιζήμια για την έρευνα της αναφοράς, αλλά ενημερώνει σχετικά την ΑΠΔΠΧ, η οποία μπορεί, αφού ερευνήσει τη συνδρομή των λόγων που επικαλείται, να ζητήσει τη διενέργεια της ανακοίνωσης, εφόσον κρίνει ότι δεν πληρούνται οι προϋποθέσεις για την παράλειψη της ανακοίνωσης της παραβίασης.